ELEMEN POKOK DALAM PROSES PRODUKSI
Kegiatan pembelian merupakan salah satu fungsi dasar dari sebuah perusahaan, fungsi pembelian ini dikatakan dasar karena suatu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi pembelian ini sangat penting untuk dikelola dengan sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari pembelian tidak hanya sebatas bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan barang secara tepat waktu dan sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menetukan strategi kemitraan antar perusahaan yang efektif.
Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi pembelian terlihat sederhana namun pada kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang yang dibutuhkan dan faktor-faktor eksternal di sekitar perusahaan. Oleh karena itulah manajemen dalam pembelian penting untuk diterapkan dalam perusahaan.
Definisi Managemen Pembelian
Pembelian (purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu fungsi prosuksi dalam kegiatan prosuksinya. Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Department (Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement Department (Bagian Pengadaan).
Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh bagian pembelian.
Peran Pembelian Dalam Perusahaan
Pembelian mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan. Peranan tersebut antara lain sebagai berikut:
- Salah Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis
Dalam perusaan selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan, yaitu creation function (Pencipta ide atau gagasan), finance function (Pengumpul, perencana dan pengawas keuangan), personnel function (Pengelola sumber daya manusia), purchasing function (Pengadaan barang/jasa), conversion function (Pengubah bahan produksi) dandistribution function (Penjualan barang/jasa yang dihasilkan).
Tanpa adanya salah satu fungsi diatas, sulit bagi perusahaan untuk dapat beroperasi dengan lancar. Sesuai dengan skala perusahaan beberapa bagian tersebut biasannya dapat dirangkap oleh satu atau dua bagian, tetapi bagian tersebut tetap harus ada dalam suatu perusahaan demi kelancaran perusahaan itu sendiri.
- Salah Satu Elemen Pokok Dalam Proses Produksi
Tujuan dasar dari aktifitas suatu perusahaan adalah mengembangkan dan memproduksi barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh laba yang maksimal. Tujuan tersebut dapat tercapai dengan interaksi yang tepat dari 5 elemen yg biasa dikenal 5M, yaitu Machines, Manpower, Materi.
Menurut Harrington Emerson dalam Phiffner John F. dan Presthus Robert V. (1960) manajemen mempunyai lima unsur (5M), yaitu:
- Men
- Money
- Materials
- Machines, and
- Methods als, Money and Management.
George R. Terry dalam bukunya Principle of Management mengatakan, ada enam sumber daya pokok dari manajemen, yaitu:
(1) Men and women
(2) Materials
(3) Machines
(4) Methods
(5) Money
(6) Markets
Sistematika dari keempat pandangan para ahli itu jelas menunjukan, manusia merupakan unsur manajemen yang pokok. Manusia tidak dapat disamakan dengan benda, is mempunyai peranan, pikiran, harapan serta gagasan. Reaksi psikisnya terhadap keadaan sekeliling dapat menimbulkan pengaruh yang lebih jauh dan mendalam serta sukar untuk diperhitungkan secara seksama. Oleh karena itu, manusia perlu senantiasa diperhatikan untuk dikemhangkan ke arah yang positif sesuai dengan martabat dan kepribadiannya sebagai manusia. Sejalan dengan pandangan itu, Harold Konntz dan Cyril O’Donnel (1972) menegaskan, “Manage-ment is the development of people, not the direction of thing.”
Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.
Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.
Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki.
Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. Sedangkan metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.
Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.
Materials atau barang-barang merupakan daerah kehidupan suatu perusahaan, dimana barang tersebut dapat berupa bahan baku yang nantinya akan diolah menjadi produk yang siap dipasarkan. Tanpa adanya managemen yang baik dalam mengelolah pembelian barang ini maka akan berdampak serius bagi suatu perusahaan. Barang-barang tersebut harus tersedia dengan mutu yang berkualitas, sesuai dengan waktu yang dibutuhkan, sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan dengan harga yang sesuai/layak.
- Sebagai Bagian Yang BertanggungjawabOutside Manufacturing
Hasil prosuksi suatu perusahaan pada umumnya berasal dari 2 jenis sumber, yaitu buatan sendiri atau dibeli dari perusahaan lain. Bahan yang dibeli oleh bagian pembelian adalah bahan baku atau bahan setengah jadi. Dari proses pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian inilah yang nantinya akan mempengaruhi hasil produksi suatu perusahaan atau dengan kata lain bagian pembelian adalah bagian yang bertanggung jawab atas Outside Manufacturing dan bagian produksi bertanggung jawab atas Inside Manufacturing
- Sebagai Profit Centre Perusahaan
Bagian pembelian dapat dikatakan sebagai profit centre karena bagian ini dapat meningkatkan keuntungan bagi perusahaan. Pada awalnya bagian pembelian dianggap sebagai cost centre, karena bagian ini merupakan bagian yang selalu mengeluarkan biaya. Tetapi ketika bagian ini menekan sedikit pengeluaran dari proses pembelian yang dilakukannya, makan bagian ini dapat meningkatkan jumlah keuntungan yang didapat suatu perusahaan.
- Sebagai Fungsi Strategis Perusahaan
Fungsi pembelian dikatakan fungsi strategis dalam perusahaan karena merupakan fungsi fital dalam suatu perusahaan dan merupakan fungsi yang juga dapat mempengaruhi keuntungan dari perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Buku :
Kotler, Philip, 2002, Manajemen Pemasaran, Jilid 2, Alih Bahasa oleh Hendra Teguh dkk, Edisi Milenium, Jakarta : PT Prenhallindo
Sistaningrum, Edyningtyas (2002). Manajemen Penjualan Produk. Yogyakarta; Kanisius.
Ahyari, Agus., 2002.Manajemen Produksi Perencanaan Sistem Produksi. Edisi Keempat. Cetakan Kesepuluh. Yogyakarta:BPFE.
Website :
Strategi Managemen Pembelian dan Suply Chain. http://www.docstoc.com/docs/20138701/Strateg Manajemen-Pembelian-dan-Supply-Chain